Denne tjekliste for indskoling dækker mere end blot at udfylde papirarbejde og oprette den nye medarbejders login. Den omfatter også at hjælpe den nyansatte med at lære virksomheden bedre at kende, herunder kulturen, deres rolle og de forventninger, der er forbundet med deres nye job.

En veladministreret onboarding-proces resulterer positivt i medarbejderens præstationer og tilfredshed samt i investering i virksomheden og dens kultur. Du kan også nyde godt af højere fastholdelsesrater og en lavere omkostninger pr. ansat, hvilket er afgørende, når de fleste arbejdsgivere i USA i gennemsnit bruger 4.000 dollars og mere end tre uger på at besætte ledige stillinger.

En smidig og effektiv onboarding-proces kan betyde forskellen mellem en medarbejder, der forlader virksomheden efter kort tid, og en medarbejder, der forbliver investeret i virksomheden.

Der er mange ting, der skal dækkes under onboarding, så det kan være en god idé at lave en tjekliste for at sikre, at dit team ikke lader noget falde igennem i deres bestræbelser på at byde den nyansatte velkommen til virksomheden.

Den gode nyhed er, at din tjekliste kan tilpasses til dine egne onboarding-processer. Den kan ændres for at tilføje punkter, der er specifikke for din branche, en bestemt afdeling eller stilling eller endda efterhånden som virksomhedens behov udvikler sig over tid. Overordnet set vil du dog gerne være så konsekvent som muligt for at sikre, at alle krav opfyldes effektivt og gnidningsløst.

Hurtige erfaringer

- Brug en struktureret tjekliste for indskoling for at sikre en gnidningsløs indskolingsproces, så din nye medarbejder hurtigere kommer i gang.

- Ved at bruge en vellykket strategi med en tjekliste for onboarding er der større sandsynlighed for at reducere omkostningerne pr. ansat og sænke din fastholdelsesprocent.

- Husk, at du ønsker, at den nyansatte skal føle sig godt tilpas og velkommen. Det er afgørende for en vellykket onboarding, at du beder om hans/hendes feedback.

Tjekliste for indslusning

1. Tjeklisten for onboarding starter med at sende din nye medarbejder en e-mail, hvor du byder ham/hende velkommen til virksomheden. Denne e-mail kan indeholde nødvendige oplysninger, f.eks. om dresscode og parkering, hvis de arbejder på stedet. For en fjernarbejder kan det være afgørende at opstille forventninger, f.eks. at deltage i obligatoriske møder eller være tilgængelig for at give nødvendige oplysninger til en kollega.

2. Send en e-mail til teamet, hvor du præsenterer dem for deres kollega. Dette kan også gøres på et møde, enten personligt eller via zoom. Lad medarbejderne vide noget om den nyansatte, f.eks. uddannelse, erhvervserfaring og endda hobbyer og interesser, hvilket kan hjælpe dem med at relatere til deres nye holdkammerat.

3. Sørg for at anmode den relevante afdeling om, at alt udstyr eller alle enheder, som medarbejderen har brug for, er klar til brug, inden han/hun ankommer. Det kan være en bærbar computer eller mobiltelefon, og glem ikke at gennemgå eventuelle politikker, der kan være forbundet med disse genstande, f.eks. en politik for brug af mobiltelefoner. Hvis de arbejder hjemmefra, skal du sørge for, at udstyret leveres til deres hjemmeadresse i god tid inden deres første dag.

4. Den nye person skal også bruge konti og logins, så du skal have dem oprettet, inden han/hun ankommer. Giv dem instruktioner om, hvordan de kan få adgang til deres e-mail og nulstille adgangskoden. Hvis der er software eller en onlineapplikation, som de skal bruge for at udføre deres arbejde, skal du sikre dig, at de har de oplysninger, de skal bruge for at logge ind.

5. På en nyansat medarbejders første dag er der altid en masse papirarbejde, der skal udfyldes. Dette kan omfatte en ansættelseskontrakt eller -aftale, føderale og statslige skattedokumenter og lønoplysninger, såsom formularer til direkte indbetaling. Du kan få dem til at tilmelde sig fordele, udfylde et kontaktkort for nødsituationer eller underskrive en formular, som de har modtaget fra medarbejderhåndbogen. Sørg for at tilføje hvert enkelt element, som din virksomhed har brug for på tjeklisten, så du får en komplet portefølje om medarbejderen.

6. Hvis de er ansat på stedet, skal du vise dem rundt i bygningen, herunder de nærmeste toiletter i nærheden af deres arbejdsstation, kopirummet og pauserummet. Medtag nødudgange og protokoller i denne rundvisning. Du vil også gerne præsentere dem for så mange kolleger som muligt i løbet af deres første uge, så de får dem opdateret om, hvem der gør hvad, og på hvilken måde den nye medarbejder skal samarbejde med de forskellige afdelinger.

7. Ikke-fjernarbejdere har brug for en arbejdsplads, så sæt et skrivebord og en stol op, og sørg for at stille alt det til rådighed, de har brug for, f.eks. kontorartikler. Hvis du har varer i virksomhedens varemærke, kan du måske give dem et kaffekrus eller andre velkomstgaver af den slags. Hvis medarbejderen arbejder hjemmefra, kan denne del af tjeklisten justeres, og forsyninger og gaver kan leveres.

8. Hvis de skal være på stedet eller hybridarbejde hjemmefra, skal du sørge for at give dem de nødvendige adgangskoder eller nøglekort til bygningen og parkeringsområdet, hvis det er relevant. Forklar eventuelle sikkerhedsforanstaltninger, som de skal træffe for at komme ind på kontoret.

9. Hvis din nyansatte skal oplæres af en anden person, kan det være et godt tidspunkt at præsentere dem. Det kan være nervepirrende at starte et nyt job, og en peer-mentor kan hjælpe dem med at føle sig mere trygge og mindre alene. De kan føle sig mere åbne over for at stille et spørgsmål til en kollega end til en supervisor eller leder. Denne peer-mentor kan hjælpe dem med at finde rundt i jobbet, virksomheden og medarbejderne og "vise dem vejen".

Løbende onboarding

Din onboarding-proces behøver ikke at slutte på den nye medarbejders første dag.

Efter et par uger skal du mødes med den nyansatte for at se, hvordan det går med ham/hende. Aftal et møde, hvor du holder øje med medarbejderens fremskridt og tjekker, om han/hun tilpasser sig godt. Dette er et perfekt tidspunkt til at bede om feedback på tjeklisten og processen for onboarding og bede dem om at komme med forslag, som ender på fremtidige tjeklister for onboarding.

I mindst de første tre måneder skal du planlægge månedlige møder for at få kontakt med dem igen. Din nye medarbejder skal føle sig tryg ved at dele spørgsmål, bekymringer eller anden feedback. Det kan være vedrørende indslusningsprocessen, men de kan også foreslå, hvordan deres uddannelse kunne have været bedre eller andre processer, de er stødt på i løbet af deres korte ansættelse.

Kom godt fra start med den rigtige fod

En tjekliste for indskoling kan gøre en stor forskel for at give et godt førstehåndsindtryk af dine nye medarbejdere. Du vil vise dem, at de kommer til at arbejde i en velorganiseret virksomhed, der bekymrer sig om at give dem en god start i deres nye stilling. Din tjekliste vil sikre, at du får alt det, du har brug for, for at sætte din nye medarbejder i stand til at få succes i din virksomhed og skabe en gnidningsløs overgang for dit nye teammedlem.