Denne sjekklisten for onboarding dekker mer enn bare å fylle ut papirer og sette opp en bruker til den nyansatte. Det innebærer også å hjelpe den nyansatte med å bli bedre kjent med selskapet, inkludert kulturen, rollen og forventningene knyttet til den nye jobben.

En godt administrert onboarding-prosess gir positive resultater for den ansattes ytelse og tilfredshet, samt investering i selskapet og dets kultur. Du kan også nyte godt av høyere retensjonsrater og en lavere kostnad per ansettelse, noe som er avgjørende når de fleste arbeidsgivere i USA bruker i gjennomsnitt 4000 dollar og mer enn tre uker på å fylle ledige stillinger.

En smidig og effektiv onboardingprosess kan utgjøre forskjellen mellom en ansatt som slutter etter kort tid og en ansatt som blir værende i bedriften.

Det er mange ting som må gjennomgår under introduksjonen, så det kan være lurt å lage en sjekkliste for å sikre at teamet ditt ikke lar noe glemmer noe viktig i arbeidet med å ønske den nyansatte velkommen til bedriften.

Den gode nyheten er at sjekklisten kan tilpasses dine egne onboarding prosess. Den kan endres for å legge til elementer som er spesifikke for din bransje, eller en bestemt avdeling eller stilling, eller til og med etter hvert som selskapets behov utvikler seg over tid. Generelt sett bør du imidlertid være så konsekvent som mulig for å sikre at alle krav oppfylles så effektivt som mulig.

Quick takeaways

- Bruk en strukturert sjekkliste for onboarding for en smidigere prosess. Dette sørger for at den nye medarbeideren kommer raskere i gang.

- Ved å bruke en vellykket onboarding-sjekkliste har du større sannsynlighet for å kunne kutte ned på kostnad per ansatt og senke retensjonsraten.

- Husk at du vil at den nyansatte skal føle seg komfortabel og velkommen. Å be om hans/hennes tilbakemeldinger er avgjørende for en vellykket onboarding.

Onboarding sjekkliste

1. Sjekklisten for onboarding starter med at du sender en e-post til den nyansatte for å ønske vedkommende velkommen til bedriften. Denne e-posten kan inneholde nødvendig informasjon, f.eks. kleskode og parkering. For en fjernarbeider kan det være avgjørende å sette forventninger, for eksempel om å delta på obligatoriske møter eller være tilgjengelig for å gi nødvendig informasjon til kolleger.

2. Send en e-post til teamet hvor duintrodusere den nyansatte . Dette kan også gjøres i et møte, enten personlig eller via zoom. La medarbeiderne få vite noe om den nyansatte, for eksempel utdannelse, arbeidserfaring eller til og med hobbyer og interesser. Dette kan hjelpe dem med å forholde seg til sin nye kollega.

3. Før den ansatte ankommer må du sørge for å be den aktuelle avdelingen om alt utstyr de trenger, slik at de er klare til bruk. Dette kan være en bærbar datamaskin eller mobiltelefon. Ikke glem å gå gjennom eventuelle retningslinjer som kan være knyttet til disse elementene, for eksempel retningslinjer for bruk av mobiltelefon. Hvis de jobber hjemmefra bør du sørge for levering av slikt utstyr til hjemmeadressen deres i god tid før den første dagen.

4. Den nye personen vil også trenge kontoer og pålogginger, så det er lurt å sette opp disse før vedkommende kommer. Gi dem instruksjoner om hvordan de får tilgang til e-posten sin og tilbakestiller passordet. Hvis det er software eller en nettbasert applikasjon de trenger for å utføre jobben sin, bør du sørge for at de har informasjonen de trenger for å logge seg på.

5. På en nyansatts første dag er det alltid mye papirarbeid som må fylles ut. Dette kan omfatte en arbeidskontrakt eller avtale, statlige skattedokumenter og lønnsinformasjon. Du kan få dem til å registrere seg for fordeler, fylle ut nødkontakt eller signere et skjema som de mottok fra ansatthåndboken. Sørg for å legge til hvert enkelt element firmaet ditt trenger på sjekklisten for å ha en komplett portefølje på den ansatte.

6. Dersom den nyansatte skal jobbe onsite burde du gidem en omvisning i bygningen, inkludert de nærmeste toalettene, kopirommet og pauserommet. Inkluder nødutganger og protokoller i denne omvisningen. Det er også lurt å introdusere dem for så mange kolleger som mulig i løpet av den første uken, slik at de får vite hvem som gjør hva og på hvilken måte den nye medarbeideren skal samarbeide med de ulike avdelingene.

7. On-site ansatte vil trenge en et sted å jobbe, så sett opp et skrivebord og en stol, og sørg for å gi dem det de trenger der, for eksempel kontorrekvisita. Hvis dere har egne produkter med logoen til bedriften kan det være lurt å gi dem en kaffekopp eller liknende velkomstgaver. 

8. Hvis de skal jobbe onsite eller hybrid hjemmefra må du sørge for å gi nødvendige adgangskoder eller nøkkelkort til bygningen og parkeringsområdet, om det er aktuelt. Forklar eventuelle sikkerhetstiltak de må ta for å komme inn på kontoret.

9. Hvis den nyansatte skal læres opp av en annen person kan dette være et godt tidspunkt å introdusere vedkommende. Det kan være nervepirrende å begynne i en ny jobb, og en mentor kan hjelpe dem til å føle seg mer komfortable og mindre alene. De kan føle seg mer åpne for å stille spørsmål til en kollega enn til en veileder eller leder. Denne mentoren kan hjelpe dem med å navigere i jobben, bedriften og de ansatte, samt "vise dem hvor skoen trykker".

Pågående Onboarding

Onboardingen trenger ikke å ta slutt på den nyansattes første dag.

Etter et par uker bør du møte den nyansatte for å se hvordan det går. Sett opp et møte der du tar opp de ansattes fremgang og sjekker om de tilpasser seg godt. Dette er et perfekt tidspunkt for å be om tilbakemelding på sjekklisten og prosessen og be dem om å komme med forslag til fremtidige sjekklister.

I minimum de tre første månedene bør du planlegge månedlige møter for å ta kontakt med dem igjen. Den nyansatte bør føle seg komfortabel med å stille spørsmål, dele bekymringer eller med å gi andre tilbakemeldinger. Dette kan dreie seg om introduksjonsprosessen, men de kan også foreslå hvordan opplæringen kunne vært bedre eller andre prosesser de har opplevd i løpet av den korte tiden de har vært ansatt.

Start på rett fot

En onboarding-sjekkliste kan gjøre en stor forskjell når det gjelder å gjøre et godt førsteinntrykk på de nyeste ansatte. Du vil vise dem at de blir en del av et godt organisert selskap som bryr seg om å gi dem en god start i sin nye stilling. Sjekklisten din vil sikre at du får alt du trenger for å hjelpe din nyansette til å lykkes i organisasjonen din og skape en jevn overgang for ditt nye teammedlem.